PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

1. KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih-lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hierarchie (tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.

Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia di dalam dan di luar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan

komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif dan aspek pasif. Aspek aktif berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapatmengubahnya , sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut.

2. PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :

1) ide atau kejadian yang akan diberitakan

2) komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita

3) pesan yang dirumuskan dan disalurkan

4) menginterpretasikan pesan

5) tujuan kegiatan pemberitaan

3. HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu menciptakan komunikasi antar manusia ( human relation ) yang kondusif,baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota komunitas) maupun yang bersifat eksternal ( menjalin hubungan dengan orang di luar komunitasnya ). Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial. Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan, wewenang, empati dan sikap yang berbeda-beda. Maksudnya tentu saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda-beda agar dapat mencapai orang-orang itu.

Tujuan hubungan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 ( tiga ) unsur, yaitu :

1) Mempengaruhi pendapat

2) Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima

3) Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik

Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut di atas maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).

4. KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH

Tujuannya adalah untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok. Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan anda dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan. Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok.

Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara lain :

1) Keputusan yang berkualitas lebih baik. Sebagian besar para ahli setuju

2) Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar.

3) Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk

Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan-tujuan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, antara lain :

1) Motivasi

2) Lokasi rapat

3) Merencanakan rapat

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Komunikasi mempunyai unsur-unsur antara lain :

A. SUMBER

Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

B. KOMUNIKATOR

Dalam komunikasi, setiap orang atau kelompok dapat menyampaikan pesan-pesan komunikasi itu sebagai suatu proses dimana komunikator dapat menjadi komunikan, sebaliknya komunikan dapat menjadi komunikator.

- Penampilan
Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan, waktu dan tempat.

- Penguasaan masalah
Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul-betul menguasai masalahnya. Dalam suatu proses komunikasi timbal balik, yang lebih menguasai masalah akan cenderung memenangkan tujuan komunikasi.

- Penguasaan bahasa
Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan-pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience itu.

C. PESAN

Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat secara panjang lebar mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi itu.

- Penyampaian pesan
Melalui lisan, face to face, langsung menggunakan media, saluran dan sebagainya.

- Bentuk pesan

a) Informatif
Bersifat memberikan keterangan-keterangan / fakta-fakta, kemudian komunikan mengambil keputusan.
b) Persuasif
Berisikan bujukan, yaitu membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia bahwa apa yang kita sampaikan akan memberikan perubahan sikap, tetapi berubahnya adalah atas kehendak sendiri ( bukan dipaksakan ). Perubahan tersebut diterima ata kesadaran sendiri.
c) Koersif
Penyampaian pesan yang bersifat memaksa dan dengan menggunakan sanksi-sanksi apabila tidak dilaksanakan.

Pesan yang disampaikan harus tepat, pesan yang mengena harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

- Umum
- Jelas dan gamblang
- Bahasa yang jelas
- Positif
- Seimbang
- Penyesuaian dengan keinginan komunikasi

Beberapa hambatan-hambatan terhadap pesan yaitu :

- Hambatan bahasa ( language factor )
Pesan akan disalahartikan sehingga tidak mencapai apa yang diinginkan, apabila bahasa yang digunakan tidak dipahami oleh komunikan.
- Hambatan teknis ( noise factor )
Pesan dapat tidak utuh diterima komunikan karena gangguan teknis.

D. CHANNEL / SALURAN

Chanel adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi, contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk komunikasi massa. Disebut demikian karena sifatnya yang massal, misalnya televisi dan sebagainya.

E. KOMUNIKASI

Komunikasi dapat kita golongkan dalam tiga jenis, yaitu personal, kelompok, dan massa. Dari segi sasarannya maka komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal, komunikasi kelompok, dan komunikasi massa.

1) Komunikasi personal
Komunikasi yang ditujukan kepada sasaran yang tunggal.

2) Komunikasi kelompok
Komunikasi yang ditujukan kepada kelompok tertentu. Bentuk-bentuk komunikasi kelompok adalah : ceramah, breefing, dan lain-lain.

3) Komunikasi massa
Komunikasi yang ditujukan kepada massa atau komunikasi yang menggunakan media massa. Komunikasi massa sangat efisien karena dapat menjangkau daerah yang luas dan audience yang praktis tak terbatas, namun komunikasi massa kurang efektif dalam pembentukan sifat persona karena komunikasi massa tidak kemudian dapat langsung diterima oleh massa, tetapi melalui opinion leader ialah yang kemudian menterjemahkan apa yang disampaikan dalam komunikasi massa itu kepada komunikan.

F. EFEK
Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Efek ini sesungguhnya dapat dilihat dari personal opinion, publik opinion, dan majority opinion.

1) Personal opinion
Personal opinion adalah sikap dan pendapat seseorang terhadap sesuatu masalah tertentu.

2) Public opinion
penilaian sosial mengenai sesuatu hal yang penting dan berarti atas dasar pertukaran pikiran yang dilakukan individu secara sadar dan rasional.

3) Majority opinion
Pendapat sebagian terbesar dari publik atau masyarakat.

G. FAKTOR-FAKTOR YANG DIPEHHA TIKAN DALAM PROSES KOMUNIKASI

1) Empat tahap proses komunikasi
Menurut Cutlig dan Center komunikasi yang efektif harus dilaksanakan dengan melalui empat tahap, yaitu :

a. Pengumpulan Fakta
Mengumpulkan data dan fakta sebelum seseorang melakukan kegiatan komunikasi.
b. Perencanaan
Berdasarkan fakta dan data itu dibuatkan rencana tentang apa yang akan dikemukakan dan bagaimana mengemukakannya.
c. Komunikasi
Setelah planning disusun maka tahap selanjutnya adalah communication atau berkomunikasi.
d. Evaluasi
Penilaian dan analisa diperlukan untuk setiap kali melihat bagaimana hasil komunikasi tersebut.

2) Prosedur mencapai effect yang dikehendaki
Wilbur Schraam mengatakan : untuk mendapatkan effect yang baik dari komunikasi maka prosedur yang ditempuh adalah apa yang disebut sebagai “ A-A Procedure “ yaitu proses dari Attention ( perhatian ) ke Action (tindakan).
Lebih jelasnya proses tersebut dapat dilihat sebagai berikut:

- Attention ( perhatian )
- Interest ( kepentingan )
- Desire ( keinginan )
- Decision ( keputusan )
- Action ( tindakan )

Air Mata

Pantas kah air mata ini trs jatuh..
Batin ini tersiksa..
Apa yang harus dilakukan pun tak tau..
Berjalan ke arah mana pun tak tau..

Pikiran ini kalut kusut..
Di saat air mata ini jatuh..
Dan hati ini ingin teriak..
Terlihat ada yang tertawa diatas semua ini..

Makin meyakinkan hati ini..
Semuanya tidak mempunyai hati..
Apa masih pantas air mata ini jatuh..
Tidak terlihat sama sekali prasaan itu..

Walau tersakiti kenapa hati ini masih bisa bertahan..
Tapi tidak satu pun yang disadari..
Apa masih pantas air mata ini jatuh..
Harus kah seprti ini..

Tanpa Arah

Apa yang aku lakukan?
Berjalan tanpa arah tujuan..
Semuanya sudah berakhir ,
tapi kenapa masih berjalan dan mengejar..

Bagai angin yg berhembus kemana saja
seperti daun-daun yang berguguan
tidak tau akan melangkah kemana
suatu saat nanti mungkin akan tersampaikan semua

saat ini tidak dapat melihat dengan mata
saat ini sungguh jauh tidak dapat meraihnya
akankah suatu saat nanti akan melihat dengan mata
akankah suatu saat nanti dapat meraihnya

dingin di hati ini tidak bisa tergantikan
hampa di hati ini tidak bisa terisi
karna hanya satu
tidak dapat lagi menggantikan

kamu bisa membenci
tapi aku tidak
kamu bisa menyakiti
tapi aku tidak