PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. merencanakan lagu Kemudian harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph.
c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar.

B. PENENTUAN TUJUAN

Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b) Keputusan untuk menanggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c) Keputusan untuk memusatkan isi
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

C. ANALISIS AUDIENCE

langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1. Cara mengembangkan profil audience

a) Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

b) Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting.

c) Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d) Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan.

e) Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2. Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru.

D. PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

Ø Teknik Brainstorming.

a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.

b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

a) Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan :

1. kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera.

2. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana,

3. tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman.

Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang “ekonomis” :

1. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan,

2. pembicaran lewat telepon,

3. wawancaram pertemuan kelompok kecil,

4. seminar, workshop, program pelatihan,

5. pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b) Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.