KOMUNIKASI BISNIS (KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT)

• PERTEMUAN

Penemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan.

pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.

• RAPAT

Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. undangan rapat
2. pengaturan ruang rapat
3. perlengkapan rapat

undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempat rapat, acara rapat, pengaturan ruang rapat disesuaikan dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.

dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak/voting , konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut.

• KOMUNIKASI PERTEMUAN DAN RAPAT

dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Hendaknya tiap peserta mampu :

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.

• TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

• MENYUSUN PESAN

komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :

1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.
2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.
3. Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
4. Mengatur dan menetapkan strategi.
5. Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.
6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.

dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan dan sebagainya.

Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seindah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong.

Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Komunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaiki diri jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelaskan ide-ide dan menampilkan sikap.

Ketika menulis, pertama-tama anda harus menyampaikan pesan secara jelas dan singkat. Membentuk keahlian menulis membutuhkan banyak waktu dan kreativitas daripada berbicara.Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen. oleh karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan.